A automação de contas a pagar avançou muito nos últimos anos. Atualmente, a maioria dos departamentos financeiros utiliza algum tipo de software que permite digitalizar, extrair e importar os dados das faturas diretamente para o sistema contábil. À primeira vista, parece que o trabalho manual foi completamente eliminado. No entanto, ao analisar mais detalhadamente as operações financeiras diárias, fica evidente que os funcionários continuam realizando diversas tarefas repetitivas manualmente.
O software utilizado para processar faturas elimina parte da carga de trabalho, mas ainda existem vários aspectos que exigem uma interação humana significativa. A seguir estão as principais áreas que continuam envolvendo trabalho manual, mesmo com o auxílio de aplicativos de processamento de faturas:
1. Cadastro e verificação de novos fornecedores
Quando um novo fornecedor envia sua primeira fatura, o sistema não consegue reconhecer o remetente e, consequentemente, não consegue processar a transação. Na maioria dos casos, o software consegue extrair o nome da organização e o valor da fatura, mas não consegue autorizar o pagamento devido à falta de informações sobre o fornecedor no banco de dados do sistema.
Um funcionário precisa interromper suas tarefas diárias para verificar os dados do novo parceiro e cadastrar sua conta no sistema. Se o nome da empresa na fatura não corresponder aos registros existentes no banco de dados, o sistema sinaliza uma inconsistência. Nesse caso, um funcionário precisa identificar a origem do erro e corrigir manualmente as informações.
2. Resolução de problemas de correspondência de dados
A maioria dos softwares de processamento de faturas utiliza a correspondência de três vias para evitar divergências e garantir que todos os documentos estejam de acordo antes da aprovação da transação. Em teoria, o sistema compara automaticamente os dados da fatura, do pedido de compra e do relatório de recebimento, sem a necessidade de intervenção dos funcionários.
No entanto, há situações em que o software não consegue identificar corretamente a fatura ou o pedido de compra devido a pequenas diferenças nos números e detalhes. Por exemplo, um fornecedor pode entregar um pedido em vários lotes, mas enviar apenas uma fatura referente a toda a remessa. Da mesma forma, a fatura pode apresentar um valor ligeiramente diferente devido a custos adicionais de transporte.
Nesses casos, o sistema interrompe o processo e aguarda a intervenção de um funcionário para investigar o problema e editar manualmente os registros.
3. Processamento de faturas fora do padrão
Como regra geral, os softwares de digitalização de faturas funcionam melhor com formatos padronizados, que utilizam o mesmo layout e seguem uma estrutura previsível. Entretanto, os fornecedores utilizam diferentes formatos para enviar suas faturas, e nem todos seguem um padrão.
Alguns fornecedores utilizam documentos digitais, enquanto outros enviam documentos digitalizados, manuscritos ou em papel. Algumas empresas simplesmente enviam um e-mail com a fatura anexada como imagem, em vez de preencher campos específicos.
Quando o software encontra documentos fora do padrão, pode ignorar alguns campos relevantes ou misturar informações de documentos diferentes. Por exemplo, o sistema pode confundir a data da fatura com o número do pedido de compra ou o valor total com o preço final.
Como consequência, o departamento financeiro precisa dedicar uma quantidade considerável de tempo à análise das faturas e à correção das informações que foram extraídas incorretamente pelo sistema.
4. Triagem das comunicações por e-mail
Mesmo com o uso de softwares de processamento de faturas, o departamento financeiro continua recebendo centenas de e-mails diariamente. Muitos deles são enviados por fornecedores que desejam saber o status de uma fatura, encaminhar documentos complementares, lembrar sobre pagamentos pendentes ou atualizar seus dados cadastrais.
Como o software está focado principalmente em digitalizar, extrair e importar dados, a responsabilidade de organizar os e-mails e responder às solicitações continua sendo dos funcionários.
Como resultado, os profissionais financeiros gastam uma parte significativa do tempo analisando mensagens, investigando dúvidas e enviando respostas aos fornecedores.
5. Acompanhamento das aprovações internas
Obter as aprovações internas necessárias para liberar pagamentos aos fornecedores é outra tarefa demorada realizada manualmente pelos funcionários do departamento financeiro.
Embora o sistema possa enviar e-mails automáticos aos gestores responsáveis, ele não pode obrigá-los a abrir a mensagem e aprovar a fatura. Na prática, há situações em que os gestores ignoram as solicitações automáticas de aprovação, impedindo que o software avance com a transação.
Nesses casos, o departamento financeiro precisa entrar em contato manualmente com as pessoas envolvidas para lembrá-las sobre as faturas pendentes. Os funcionários podem enviar e-mails adicionais ou fazer ligações telefônicas para garantir que o gestor autorize o pagamento.
6. Classificação de faturas especiais e lançamento de custos no razão geral (GL)
A maioria das faturas que precisam de aprovação segue padrões semelhantes, permitindo que o sistema extraia os mesmos campos e utilize o mesmo número de pedido de compra durante o processamento.
No entanto, existem situações em que a natureza da fatura é diferente e o software não consegue reconhecê-la corretamente. Isso é comum em contas de serviços públicos, serviços jurídicos e consultorias, pois esses documentos podem conter várias linhas e custos adicionais que não seguem um formato padrão.
Quando essas faturas aparecem, um funcionário precisa analisar as informações e inserir manualmente os dados, já que o sistema não consegue identificar os campos relevantes.
Da mesma forma, os profissionais financeiros precisam atribuir códigos de GL (razão geral) a determinadas cobranças e despesas, o que exige uma intervenção manual adicional.
7. Verificação dos dados bancários e outras verificações de segurança
Antes que o software inicie a transferência dos valores para a conta indicada, um funcionário precisa verificar se todos os dados correspondem às informações fornecidas pelo fornecedor.
Na maioria dos casos, o departamento financeiro precisa realizar verificações por telefone para garantir que o fornecedor não tenha inserido informações falsas com o objetivo de desviar recursos da empresa.
O software pode executar a transferência quando os dados correspondem aos registros, mas o processo de verificação das informações bancárias e de atualização dos registros continua sendo realizado manualmente.
8. Análise de notas de crédito e realização de pagamentos parciais
Quando uma empresa recebe produtos com defeito ou serviços insatisfatórios, o fornecedor pode emitir uma nota de crédito e reduzir o valor da fatura.
O processamento desses documentos pode ser complicado, pois exige cálculos manuais para garantir que o novo valor corresponda à nota de crédito e à fatura original. Em muitos casos, o departamento financeiro precisa atualizar o status da fatura e editar manualmente o valor final.
Além das notas de crédito, existem situações em que a empresa deseja realizar apenas um pagamento parcial de uma fatura. Isso exige que um funcionário separe manualmente o valor a ser pago do saldo ainda pendente.
Normalmente, o sistema é programado para pagar o valor total indicado na fatura quando a empresa possui fundos suficientes. Por isso, o gerenciamento de notas de crédito e pagamentos parciais frequentemente exige uma intervenção humana significativa, além da simples digitalização e importação automática dos dados.
9. Conciliação dos extratos dos fornecedores
No final de cada mês, muitos fornecedores enviam extratos para garantir que não existam divergências entre as faturas em aberto e as faturas já pagas.
Embora o processo pareça simples, os funcionários continuam dedicando uma quantidade considerável de tempo à conciliação dos extratos dos fornecedores e à verificação de que nenhuma fatura esteja faltando.
Embora alguns softwares de contabilidade ofereçam ferramentas de conciliação, grande parte das tarefas ainda é realizada manualmente, incluindo a análise dos extratos e a identificação de documentos ausentes.
Por que a automação de contas a pagar ainda precisa de pessoas
Muitas empresas investem em automação de contas a pagar, esperando que suas equipes deixem de lidar completamente com documentos e tarefas administrativas. Embora o software elimine grande parte da entrada básica de dados, ele não torna o processo de contas a pagar totalmente autônomo.
As operações empresariais reais estão repletas de casos excepcionais, situações inesperadas e necessidades específicas de cada fornecedor.
Para avançar no processamento automatizado de faturas, as organizações precisam ir além das ferramentas básicas de digitalização. É necessário manter os dados dos fornecedores atualizados, estabelecer regras práticas de aprovação e criar diretrizes simples para lidar com exceções.
Conclusão
A implementação de soluções de automação de faturas só é realmente benéfica quando a equipe financeira compreende plenamente suas novas responsabilidades.
Em outras palavras, o trabalho manual não desaparece com o uso de softwares sofisticados de digitalização; ele simplesmente se desloca para outras áreas do processo.
Ao analisar os principais pontos em que o trabalho manual ainda está presente no processamento de faturas, os líderes financeiros podem identificar oportunidades de melhoria e otimizar as operações de acordo com as capacidades e necessidades de sua equipe.